Lorsque le travailleur salarié ou assimilé est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu’il est contraint de prendre ses repas au restaurant, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est réputée utilisée conformément à son objet et l’employeur peut l’exclure de l’assiette des cotisations sociales pour la fraction qui n’excède pas 19,10 euros par repas en 2021.
Cette valeur est revalorisée chaque année le 1er janvier conformément au taux prévisionnel d’évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors les prix du tabac.
Il appartient à l’employeur de démontrer que le salarié en déplacement est obligé, par ses conditions particulières de travail, de prendre son repas au restaurant. Ainsi, lorsque l’employeur a établi que les circonstances de fait et les usages de la profession obligent les salariés en déplacement professionnel à prendre leurs repas au restaurant et que l’indemnité ne dépasse pas le plafond d’exclusion, il n’a pas à justifier que l’allocation a été utilisée conformément à son objet.
S’il n’est pas établi que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, c’est la limite d’exonération prévue pour les repas hors des locaux de l’entreprise (9,40 euros en 2021) qui s’applique. Tel est notamment le cas lorsque les salariés prennent en fait leur repas dans leur véhicule.
Lorsque l’indemnité versée dépasse les limites d’exonération, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve qu’elle a été utilisée conformément à son objet.
Les éléments de preuve à fournir par l’employeur peuvent être apportés par tout moyen et peuvent être établis pour l’ensemble des salariés concernés et non pour chacun individuellement.
Le fait de fournir des attestations du restaurateur ne prouve pas dans tous les cas que les salariés étaient contraints de prendre leur repas au restaurant en raison de conditions particulières de travail.