Prise en charge obligatoire des frais de transports publics
La participation de l’employeur aux frais de transports publics est obligatoire.
L’employeur doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus par exemple). Sont également concernés les services publics de location de vélos.
La notion de résidence habituelle doit s’entendre du lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés. Ainsi, dans l’hypothèse d’un salarié ayant une double résidence (la semaine à Paris où il travaille, le week-end en province où réside sa famille) il doit être considéré, au regard de la législation en cause, comme ayant sa résidence habituelle à Paris. Par conséquent, il n’ouvre pas droit à la prise en charge obligatoire de son titre d’abonnement province-Paris. Il n’ouvre droit qu’à la prise en charge de son titre de transport parisien.
Tous les salariés sont concernés par la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, y compris les salariés à temps partiel. En cas de mi-temps ou plus, le salarié est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En cas de durée de travail inférieure à un mi-temps, le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Exemple : cas d’un salarié qui travaille 15 heures par semaine dans une entreprise ayant une durée de travail hebdomadaire fixée à 35 heures. Si son titre d’abonnement coûte 100 €, la prise en charge sera égale à : 100 x 50 % x 15/17,5 = 42,86 €.
Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables
La prise en charge obligatoire s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court. Cette prise en charge est exonérée de cotisations et contributions sociales.
Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie.
L’employeur peut prendre en charge une fraction supérieure à 50 % du coût des titres d’abonnement voire la totalité (prise en charge facultative). Dans ce cas, la participation facultative au-delà de 50 % est exonérée de cotisations dans la limite des frais réellement engagés.
Lorsque l’éloignement de la résidence habituelle du salarié du lieu de travail résulte d’une convenance personnelle, cette circonstance ne fait pas obstacle à l’obligation de prise en charge de 50 % des frais d’abonnement aux transports publics.
Cependant, en cas de prise en charge à un taux supérieur à 50 %, le remboursement des frais d’abonnement aux transports publics est exclu de l’assiette des charges sociales si l’éloignement du domicile du salarié par rapport à son lieu de travail résulte non pas d’une convenance personnelle mais de contraintes familiales ou liées à la situation de l’emploi que l’employeur doit établir. A défaut, la fraction excédentaire est passible dès le premier euro de l’ensemble des charges sociales
La prise en charge obligatoire des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 600 € par an et par salarié.
Prise en charge facultative des frais de transport personnel
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.
Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale. Mais, dans ce cas, l’ensemble des salariés de l’entreprise doit pouvoir en bénéficier. Cette prise en charge prend alors la forme d’une « prime carburant » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) des salariés sous certaines conditions et limites
L’employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié par l’administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d’utiliser leur véhicule personnel.
La prise en charge n’est pas réservée à l’utilisation d’un véhicule. Elle peut également couvrir les déplacements effectués à vélo ou des services de mobilité partagée.
Les prises en charge facultative sont :
Prime de transport
Une prise en charge par l’employeur, sous forme de « prime de transport », des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est possible sous certaines conditions.
Si l’employeur (de droit privé ou de droit public) la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prime de transport doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.
Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :
- sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
La prise en charge n’est pas prévue si :
- le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
- le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;
l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.
Le bénéfice de cette prise en charge facultative des frais de carburant ou des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène ne peut être cumulé avec celui de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics.
L’exonération de cotisations est admise dans la limite annuelle de 200 € par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
Cette prime de transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime dans la base de calcul, la déduction forfaitaire n’étant appliquée que par la suite.
En revanche, elle est cumulable avec le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques.
Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets résidence habituelle – lieu de travail.
L’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (résidence en dehors d’un périmètre de transports urbains ou utilisation indispensable du véhicule personnel en raison des horaires de travail, photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule du salarié, distance séparant le domicile du lieu de travail).
Bon à savoir
Aucun justificatif de dépenses de carburant n’est exigé lorsque la prise en charge par l’employeur n’excède pas 200 € pour les frais de carburant, ou 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.
Cette prime de transport est également cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 500 € par an et par salarié.
En cas de contrôle, lorsqu’il prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous la forme d’une indemnité forfaitaire kilométrique, l’employeur doit être en mesure de produire des justificatifs relatifs : au moyen de transport utilisé par le salarié ; à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
à la puissance fiscale du véhicule ; au nombre de trajets effectués chaque mois.
L’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale.
Forfait mobilités durables
Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.
Les conditions et les modalités d’application du forfait mobilités durables diffèrent selon les secteurs visés.
Conditions d’application
Pour favoriser les transports dits « à mobilité douce », les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail en utilisant les modes de déplacement suivants : le vélo, avec ou sans assistance électrique ; le covoiturage en tant que conducteur ou passager ; les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ;
les autres services de mobilité partagée.
Modalités d’application
Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.
Cette prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables », exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 400 € par an et par salarié.
Depuis le 1er janvier 2021, ce plafond est porté à 500 € par an et par salarié.
Lorsque l’employeur prend en charge des frais engagés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités tous les salariés de l’entreprise remplissant les conditions d’accès au forfait.
L’exonération de cotisations du forfait mobilités durables est conditionnée par la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet : ainsi, le salarié doit être en mesure de fournir à l’employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacements susvisés.
Règles de cumul
L’exonération de cotisations et contributions de Sécurité sociale du forfait mobilités durables n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). En cas d’application de la DFS, le forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.
En revanche, le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût des titres d’abonnement de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.
Lorsqu’un salarié cumule forfait mobilités durables et prise en charge obligatoire des frais de transports publics, l’exonération s’applique dans la limite de 600 € (contre 500 € auparavant) ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé (s’il est supérieur à 600 €).
A noter que la limite annuelle de 600 € s’applique aux sommes versées sur l’année 2021.
Le forfait mobilités durables peut également être cumulé avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 500 € par an.
Exemples
Cumul forfait mobilités durables et prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % des frais d’abonnement de transports en commun depuis 2021
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 150 € et des frais d’abonnements aux transports en commun pour 220 € : le forfait mobilités durables pourra être exonéré de cotisations en totalité (car 600 – 220 = 380) ;
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 250 € et des frais d’abonnements aux transports en commun pour 370 € : le forfait mobilités durables ne pourra être exonéré de cotisations qu’à hauteur de 230 € (car 600 – 370 = 230) ;
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 150 € et des frais d’abonnements aux transports en commun pour 630 € : le forfait mobilités durables ne pourra pas être exonéré de cotisations (car 630 > 600) ; les frais d’abonnement aux transports en commun restant exonérés intégralement de cotisations.
Cumul forfait mobilités durables et prise en charge facultative par l’employeur des frais de carburant et/ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène depuis 2021
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 200 € et des frais de carburant pour 200 € : le forfait mobilités durables pourra être exonéré de cotisations en totalité, (car 500 – 200 = 300) ;
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 350 € et des frais de carburant pour 200 € : le forfait mobilités durables ne pourra être exonéré de cotisations qu’à hauteur de 300 € (car 500 – 200 = 300) ;
Un salarié bénéficie de la prise en charge du forfait mobilités durables à hauteur de 350 €, des frais de carburant à hauteur de 240 € et des frais d’alimentation électrique pour 190 € : le forfait mobilités durables ne pourra être exonéré de cotisations qu’à hauteur de 110 € (car 500 – 200 – 190 = 110), les frais de carburant étant exonérés de cotisations dans la limite de 200 € et les frais d’alimentation électrique restant exonérés intégralement. L’avantage résultant de la prise en charge par l’employeur de ces différents frais sera intégré dans l’assiette sociale pour la part excédant 500 €, soit 280 € (350 + 240 + 190 – 500 = 280).
Le cumul entre le forfait mobilités durables et le versement d’indemnités kilométriques n’est possible, que dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
Ce cumul ne peut concerner que le conducteur en covoiturage, seule personne éligible au forfait mobilités durables pouvant éventuellement remplir les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques (pour bénéficier d’indemnités kilométriques le salarié doit être contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail).
Versement d’indemnités kilométrique lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail
Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.
La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.
Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.
L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs : au moyen de transport utilisé par le salarié ; à la distance séparant le domicile du lieu de travail ; à la puissance fiscale du véhicule ; au nombre de trajets effectués chaque mois.
Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.
Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.
Versement de la prime de transport de 4 €
Le versement de la prime de transport de 4 € est applicable en région parisienne et en province, sans justificatif. Toutefois, lorsque le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité et que le recours à un moyen de transport quelconque n’apparaît pas justifié, la prise en charge de cette prime est soumise à cotisations. Par ailleurs en cas de cumul de cette prime avec une prise en charge partielle des frais réels, le montant total de ces avantages ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés.
Dans la mesure où la prime de 4 € a pour objet d’indemniser le salarié de ses frais de transport, elle peut être prise en compte pour l’appréciation du respect par l’employeur de son obligation légale de prendre en charge la moitié du coût des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour effectuer leurs déplacements domicile/lieu de travail. Ainsi, pour un titre de transports de 100 €, l’employeur pourra octroyer la prime de transport de 4 € et ne rembourser au salarié que 46 €.
Prise en charge des frais de parking
Les frais de stationnement des salariés, qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail en raison de contraintes liées à leurs horaires de travail ou à l’implantation géographique de leur domicile (scolarité des enfants..) et non en raison de convenance personnelle, peuvent être exclus de la base de calcul des cotisations sur la base du tarif le plus économique (abonnement hebdomadaire, mensuel, annuel…) et sur présentation des justificatifs afférents.
Si l’usage du véhicule résulte d’une convenance personnelle, l’exclusion de l’assiette de la prise en charge de ces frais est limitée au tarif du transport en commun le plus économique.
La mobilité
La mobilité professionnelle suppose une modification de lieu de résidence liée à un changement de poste de travail du salarié sur un autre lieu de travail.
Le salarié est présumé être dans cette situation lorsque la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50 km et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30.
Lorsque le critère de distance n’est pas rempli, le critère du trajet aller doit, quel que soit le mode de transport, être au moins égal à 1h30.
Ce changement peut faire suite à une mutation au sein de l’entreprise ou du groupe ou à un changement temporaire de lieu de travail, imposé par l’employeur ou sollicité par le salarié, à l’affectation à l’étranger ou dans un département d’Outre-mer… Les frais de mobilité des salariés nouvellement embauchés sont également concernés.
Peuvent être qualifiées de frais professionnels, les dépenses résultant d’une embauche sous contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée, lorsque le changement de résidence ne résulte pas d’une pure convenance personnelle mais de circonstances liées soit à l’emploi, soit à des contraintes familiales.
Les frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l’emploi.
L’employeur peut procéder à une prise en charge des frais réels sur justificatif. Il peut aussi recourir à des allocations forfaitaires pour deux catégories de dépenses : d’hébergement provisoire ; d’installation dans le nouveau logement.
Les forfaits ne sont pas applicables en cas de mobilité internationale. Dans ce cas, seule l’exonération des remboursements sur justificatifs est possible.
